Quelles sont les méthodes d'archivage ?

Objectif général

• Optimiser le classement et l’archivage des documents à partir d’une méthode efficace

Objectifs pédagogiques

• Connaître les enjeux d’un système de classement efficace
• Faire l'état des lieux du classement existant
• Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter
• Restructurer le classement actuel
• Organiser le classement sur son micro-ordinateur
• Appliquer les principes de l’archivage
• Rédiger son plan d’action

Démarche proposée

Connaître les enjeux d’un système de classement efficace

• Identifier les enjeux d’un système de classement efficace pour l’entreprise, son service
• Cerner les enjeux d’un système de classement efficace pour soi
• Définir les objectifs et caractéristiques d’un classement performant

Faire l'état des lieux du classement existant

• Analyser l’information à traiter au sein de son service
• Faire l'inventaire des dossiers
• Sélectionner les dossiers à conserver et à restructurer

Choisir une méthode de classement pertinente en fonction de l’information à traiter

• Alphabétique (norme AFNOR)
• Numérique
• Thématique ou idéologique
• Géographique

Restructurer le classement actuel

• Valider les titres  
• Indexer les dossiers : codes, couleurs…
• Choisir un emplacement

Organiser le classement sur son micro-ordinateur

• Coordonner classement papier et classement numérique
• Organiser l’arborescence
• Créer des dossiers et sous dossiers
• Organiser sa messagerie
• Gagner du temps grâce aux liens hypertextes

Appliquer les principes de l’archivage

• Connaitre les 3 catégories d’archives
• Respecter la durée légale de conservation des documents
• Définir le lieu de l’archivage
• Déterminer les supports d’archivage

Rédiger son plan d’action  

Formaliser les actions à mettre en œuvre pour élaborer son plan de classement

Moyens mis en œuvre

• Apports théoriques suivis d’échange
• Exercices d’application et cas pratiques
• Support de stage qui sera un outil d’aide au quotidien

Un document archivé ne peut plus être modifié.

Quelle que soit la forme ou l'activité de l'entreprise, l'archivage est une nécessité.

Définition de l'archivage

L'archivage est défini par l'ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à savoir :

• ranger ;
• trier, organiser, classer ;
• conserver, sécuriser.

La gestion des archives inclut donc :

• le traitement des documents, de leur émission à leur destruction ;
• le choix du support d'archivage ;
• la traçabilité et la mise en sécurité des archives.

L'archivage des documents est une activité qui concerne toutes les entreprises et qui doit être strictement encadrée.

Classification

L'archivage répond à des règles : il doit être organisé, précis et régulier. Un bon archivage permet de retrouver n'importe quel document rapidement.

Types d'archivages

Il existe plusieurs types d'archivage :

• l'archivage physique de documents papiers ;
• l'archivage numérique : le stockage en ligne.

Types d'archives

On recense :

• les archives courantes ;
• les archives intermédiaires ;
• les archives définitives.

Données concernées

Les documents d'archive destinés à être produits peuvent concerner :

• Les données concernant l'organisation d'une entreprise (comptabilité, gestion du personnel, fournisseurs, clients, etc.).
• Les données destinées aux organismes sociaux, fisc et audit.
• Les données indispensables en matière de contentieux.
• La mémoire historique.

La gestion de l'archivage

Toutes les entreprises qui font appel à l'archivage possèdent :

• Un plan de classement des archives papiers et des archives numériques.
• Une politique de conservation de ces archives.

Une priorité est accordée selon l'importance des données à archiver. Elle prend en compte :

• La sensibilité de l'information (confidentialité).
• La fréquence de consultation selon le type de données.

Ces méthodes de gestion de l'archivage doivent permettre l'accessibilité et faciliter la consultation des documents archivés.

Archivage et normes ISO

L'archivage répond à une norme ISO : la norme ISO 15489. Cette norme garantit :

• le choix et le respect des plans de classement ;
• la sécurité des archives ;
• la sécurité des supports de conservation ;
• l'organisation et la gestion des archives ;
• le respect du calendrier des archives.

D'autres normes ISO peuvent concerner l'archivage :

• la norme ISO 22310, qui régule la rédaction des documents officiels ;
• la norme ISO 23081, qui régule les enregistrements de données.

Quels sont les différents types d'archivage ?

Quels sont les supports d'archivage ?

Quels sont les outils de gestion des archives ?

Comment faire un bon archivage ?